Что входит в обязанности делопроизводителя в организации

Менеджер по документообороту обязанности

УТВЕРЖДАЮ Директор по экономике П.П. Безденежных ПАО «Трест» ____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет. 251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия. 251.

007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности : 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами. 252.1.

2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту

Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
Разрабатывать номенклатуры дел.
Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
Передавать с описью документы на хранение в архив.
Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

1. знание правил составления различных бумаг;
2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста. 

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

• обладать хорошими аналитическими способностями;
• уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
• иметь хорошую память и усидчивость;
• быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Менеджер по документообороту

Документооборот является важным моментом в управлении организацией. Вся документация должна оформляться в соответствии с законодательными нормами, храниться определенное количество лет.

Поэтому во многих организациях имеется штатная единица, которая называется делопроизводитель, документовед или менеджер по документообороту.

Обязанности специалиста

В его обязанности входит:

В своей деятельности специалист должен руководствоваться:

• Правовыми актами по ведению делопроизводства в выбранной сфере деятельности;
• Уставом и приказами организации;
• Инструкцией по делопроизводству и работе архива;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Трудовым договором;
• Должностной инструкцией. Сотрудник знакомится с ее пунктами перед началом трудовой деятельности, подписывает ее, тем самым подтверждает свое согласие с вменяемыми ему обязанностями, правами и ответственностью в случае их нарушения.

В течение рабочего дня он выполняет следующие функции:

• Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию;
• Регистрирует ее;
• Подготавливает документы на подпись руководителю;
• В соответствии с резолюцией передает документы сотрудникам для исполнения и контролирует его ход;
• Отправляет исходящую корреспонденцию;
• Выполняет поручения руководителя;
• Отвечает на звонки клиентов.

Для работы менеджером по документообороту не обязательно иметь специальное образование, достаточно пройти курсы по делопроизводству и самостоятельно изучить профессиональную литературу.

Необходимые для работы навыки

• Уметь работать с оргтехникой;
• Пользоваться современным программным обеспечением;
• Знать стандартный пакет Microsoft Office;
• Уметь пользоваться программой Excel;
• Принимать и распределять телефонные звонки;
• Знать деловой этикет;
• Уметь составлять приказы;
• Уметь работать в режиме многозадачности;
• Знать новые технологии в области делопроизводства;
• Готовить документы для размещения в Интернете;

Обладать такими личными качествами, как:

• Коммуникабельность;
• Стрессоустойчивость;
• Усидчивость;
• Ответственность;
• Пунктуальность;
• Внимательность;
• Открытость;
• Доброжелательность;
• Требовательность как к себе, так и к своим сотрудникам;
• Умение сосредотачиваться на мелочах.

Заработная плата специалиста зависит от статуса компании и объема оборотов.

Где можно найти работу

• В разных организациях в отделах делопроизводства;
• В государственных и частных архивах;
• В государственных и местных органах власти;
• Секретарем;
• В органах ведомственного управления.

Самым сложным в деятельности специалиста является выполнение рутинной и монотонной бумажной работы.

Несмотря на все это, профессия Менеджера по документообороту предполагает выполнение большого количества интересных задач, есть возможность получить больше профессиональных навыков.

Обеспечение конфиденциальности

Специалист по документообороту играет важную роль в обеспечении конфиденциальности документации в организации. Он осуществляет контроль за правильным хранением, архивированием, проведением и обработкой документов, а также за отчетностью и регистрацией.

Для обеспечения конфиденциальности документации специалист по документообороту выполняет следующие обязанности:

• Организация системы контроля за доступом к документации
• Установление правил и процедур хранения документов
• Организация архивирования документов согласно установленным требованиям
• Проведение процедур обработки документации в соответствии с установленными правилами
• Составление и ведение документации по отчетности и регистрации документов

Специалист по документообороту отвечает за защиту конфиденциальной информации, предотвращая несанкционированный доступ к ней. Он должен обладать хорошими навыками работы с компьютером, владеть современными методами защиты информации и иметь глубокие знания в области документооборота.

В целом, грамотное обеспечение конфиденциальности документации позволяет обеспечить безопасность информации организации и предотвратить утечки данных.

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

• в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
• во время собеседования с претендентом на должность;
• в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки , и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

• при разработке специалиста по документообороту;
• при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
• на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

• грамотно сформулировать название должности;
• предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
• сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

• высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
• стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

• правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
• Уставом хозсубъекта;
• локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
• административным распоряжениям и приказам;
• разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям ).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту является неотъемлемой частью организации и отвечает за правильное и эффективное функционирование документационной системы. Он имеет ряд обязанностей, которые необходимо выполнять ежедневно с целью обеспечения безопасности и сохранности документов, а также соблюдения правил и процедур, связанных с документооборотом.

Главные обязанности специалиста по документообороту:

• Архивирование: специалист по документообороту отвечает за организацию и систематизацию хранения документов в архиве. Он должен контролировать процесс архивации, устанавливая порядок и правила хранения документов.
• Документация: специалист по документообороту следит за актуализацией и ведением документации организации. Он должен уметь правильно составлять и оформлять различные типы документов, такие как письма, приказы, протоколы и др.
• Регистрация: специалист по документообороту осуществляет регистрацию поступающих и исходящих документов. Он должен контролировать соблюдение правил регистрации и учитывать все изменения и обновления в регистрационной системе.
• Обработка: специалист по документообороту обрабатывает документы, проверяет их на соответствие установленным требованиям и принимает решение о дальнейшей обработке. Он отвечает за бесперебойное движение документов по всех отделам организации.
• Отчетность: специалист по документообороту составляет и представляет отчеты о выполнении своих обязанностей по работе с документами. Он должен быть в курсе текущего состояния документооборота и уметь анализировать данные для принятия решений.
• Хранение: специалист по документообороту обеспечивает правильное хранение документов на всех стадиях их жизненного цикла. Он должен знать требования к условиям хранения и заниматься поддержкой оптимального состояния архива.
• Контроль: специалист по документообороту осуществляет контроль за выполнением правил и процедур, связанных с документооборотом. Он проверяет правильность оформления документов, соблюдение сроков и прочие требования, установленные регламентирующими документами.
• Проведение: специалист по документообороту организует и проводит внутренние проверки документов, а также проверяет их на соответствие различным нормативным актам и требованиям. Он участвует в работе по анализу и оптимизации документальных процессов.

Все эти обязанности позволяют специалисту по документообороту обеспечить надежность и эффективность документационной системы организации и способствуют успешной работе всего коллектива.

Функции

В действующем законодательстве нет указаний по составлению должностной инструкции, что открывает большой простор для работодателей по адаптации документа для своих нужд. Но на практике многие компании предпочитают переделывать для себя стандартные инструкции, а не составлять новые с чистого листа. Стандартная инструкция включает следующие части:

Необходимость должностной инструкции

Во многих фирмах часть этих функций совмещается. Соответственно, у работника и работодателя может возникнуть путаница по его обязанностям. Для решения данной проблемы и применяется должностная инструкция, использующаяся как приложение к трудовому договору.

Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.

Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП). 1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании. 1.4.6. Методы оформления и обработки документов. 1.4.7.

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству и документообороту

• в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
• в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Для начала каждый из продавцов должен составить рабочий список всего из 30-40 организаций. Но эти организации должны быть выбраны тщательно, чтобы вероятность успешного сотрудничества с ними была максимальной.

Ответственность работника

Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:

• дисциплинарной — за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним задач;
• административной — за совершенные в процессе трудовой деятельности правонарушения;
• уголовной — за совершенные в процессе трудовой деятельности преступления;
• материальной — за причиненный материальный ущерб работодателю.

• 2022-10-04 09:36:17
  Несмотря на расширение электронного документооборота, ни одна организация не обходится без бумажных документов, поэтому работа по специальности «делопроизводитель» весьма востребованная и ответственная. Не зря профстандарт содержит более высокие квалификационные требования по сравнению с ЕКСД.

• 2023-09-14 11:30:14
  Какие конкретные навыки в области IT должен иметь делопроизводитель. Сейчас же большинство документов обрабатываются электронно, и без знаний в этой сфере не обойтись.

• 2023-09-14 12:10:15
  Какие курсы или обучения можно пройти для повышения квалификации в данной сфере?

• 2023-09-14 13:50:14
  В статье сказано, что функции делопроизводителя могут включать обязанности секретаря, но не раскрыто, какие именно обязанности. Можете дать конкретные примеры?

• 2023-09-14 14:40:15
  Какие существуют программы для автоматизации процессов делопроизводства, чтобы облегчить работу специалиста?

• 2023-09-14 15:20:15
  А что регулирует деятельность делопроизводителя, кроме профстандарта и должностной инструкции?

• 2023-09-14 15:37:51

  Денис, Руководитель и локальные акты организации, где делопроизводитель работает.

• 2023-09-14 15:38:17

  Viktor777, Это очень зависит от конкретной организации.

• 2023-09-14 15:38:45

  Андрей Сергеевич, Как минимум он должен уметь работать с офисным пакетом Виндоус.

• 2023-09-14 16:40:14
  Что входит в понятие документационное обеспечение деятельности организации? Вы его только упомянули, но не раскрыли детально.

• 2023-09-14 17:30:15
  Тут у вас написано, что делопроизводитель может быть привлечен к уголовной ответственности. А что может повлечь за собой такие последствия?

• 2023-09-14 17:35:36

  Леша, Подлог

• 2023-09-14 17:36:24

  Нателла, Посмотрите ГОСТ по делопроизводству, вот это все и входит

• 2023-09-15 06:20:15
  Что входит в обязанности помощника делопроизводителя? В статье это упоминается, но без подробностей.

• 2023-09-15 07:40:15
  Какие качества должен иметь специалист по обработке документов, чтобы успешно справляться с поставленными задачами?

• 2023-09-15 09:10:14
  Статья дает хорошее представление о базовых обязанностях делопроизводителя. Однако, хотелось бы увидеть более глубокий анализ трудовых функций этой профессии, включая вопросы электронного документооборота, а также подробное описание возможных путей карьерного роста для специалистов в этой области. Также было бы полезно рассмотреть вопросы юридической ответственности более детально, включая реальные примеры из практики, когда делопроизводители сталкивались с проблемами из-за неправильного оформления документов или их утери.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

Делопроизводитель – кто это?

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

1. Общие положения

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

Организовывать работу документооборота организации и работу секретариата и архивной службы компании, распределять нагрузку среди подчиненных сотрудников, вести финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата.