Особенности делового речевого этикета: главные принципы
Во время беседы нельзя забывать правила делового речевого этикета. Даже если у вас свое мнение о том, что следует сказать собеседнику, нужно помнить общие принципы делового общения. Они едины для представителей всех сфер бизнеса и должны соблюдаться сотрудниками всех уровней.
- Соблюдение иерархии. Деловой речевой этикет предписывает разные правила поведения для руководителей и подчиненных. Служащим необходимо помнить о субординации. Нельзя перебивать начальника или навязывать ему свое мнение. Также и руководителю не следует принижать достоинство подчиненных, используя повышенные тона или брань. Однако не нужно становиться на одну ступень с сотрудниками, навязывая им дружеское общение.
- Позитивность впечатления. Речевой этикет в деловом общении определяет, что общение между служащими любых уровней должно нести положительный настрой. Нельзя жаловаться или говорить о неприятных вещах, даже если ваш собеседник чем-то вам насолил.
- Уважение мнения партнера. Речевой этикет делового человека не позволит ему выразить негативную оценку во время разговора. Представители сферы бизнеса всегда должны уважать мнение собеседника, даже если не согласны с ним. Деловой речевой этикет предписывает вести диалог спокойно и приводить четкие аргументы в защиту собственной позиции. Но не следует навязывать свое мнение.
- Учитывайте уместность ситуации. Особенности речевого этикета в деловом общении подразумевают, что разговор будет вестись с учетом конкретной ситуации. В непринужденной обстановке необязательно вести сухой деловой диалог, можно позволить некоторые отступления от темы. Не все можно сказать в присутствии большого количества человек. Некоторые темы лучше обсуждать тет-а-тет.
- Будьте предсказуемы. Не стремитесь удивить партнера неординарными беседами. Речевой этикет в деловой сфере предписывает строить диалог согласно негласным правилам. Это позволит избежать неловких ситуаций и сэкономит время всем сторонам.
Речевой этикет делового человека: этапы общения
Речевой этикет в сфере делового общения устанавливает следующие этапы, которых следует придерживаться во время разговора:
приветствие. Этот этап предполагает также знакомство, если стороны ранее не встречались. От первого впечатления зависит успешность дальнейшего сотрудничества, поэтому следует сразу установить дружеский контакт. Приветствие первым произносит человек, который ниже по званию или младше по возрасту;
ведение диалога. На данном этапе стороны излагают свои позиции, не забывая о правилах, которые предписывают речевой этикет и культура делового общения;
решение проблемных вопросов. После того, как изложены доводы, партнеры переходят к обсуждению
На этом этапе важно помнить о вежливости и умении слушать собеседника;
прощание. На этапе завершения переговоров необходимо поблагодарить собеседника и выразить надежду на дальнейшее успешное сотрудничество.
Общая характеристика официально-делового стиля
Деловой
стиль – это совокупность языковых
средств, функция которых – обслуживание
сферы официально-деловых отношений, т.е.
отношений, возникающих между органами
государства, между организациями или
внутри них, между организациями и частными
лицами в процессе их производственной,
хозяйственной, юридической деятельности.
Сфера
применения деловой речи может быть в
принципе представлена как широкая сеть
актуальных официально-деловых ситуаций
и как набор соответствующих жанров документов.
Среди
книжных стилей официально-деловой
стиль выделяется относительной устойчивостью
и замкнутостью. С течением времени он,
естественно, подвергается некоторым
изменениям, но многие его черты: исторически
сложившиеся жанры, специфическая лексика,
морфология, синтаксические обороты –
придают ему в целом консервативный характер.
Для
официально-делового стиля характерны
сухость, отсутствие эмоционально окрашенных
слов, сжатость, компактность изложения.
В
официальных бумагах набор используемых
языковых средств заранее задан. Самая
яркая черта официально-делового стиля
– это языковые штампы, или так называемые
клише (франц. clich). От документа не
ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность
его автора, наоборот, чем более клиширован
документ, тем удобнее им пользоваться.
Официально-деловой
стиль – это стиль документов разных жанров:
международных договоров, государственных
актов, юридических законов, постановлений,
инструкций, служебной переписки, деловых
бумаг и т.д. Но, несмотря на различия в
содержании и разнообразие жанров, официально-деловой
стиль в целом характеризуется общими
и самыми важными чертами. К ним относятся:
1)
точность, исключающая возможность
инотолкований;
2)
языковой стандарт.
Эти
черты находят свое выражение:
а) в
отборе языковых средств (лексических,
морфологических и синтаксических);
б) в
оформлении деловых документов.
Обилие
сложных конструкций в области
синтаксиса деловой речи объясняется
требованием логичности и аргументированности
изложения.
Отличительные языковые черты делового
стиля (стилистические, лексические, морфологические,
синтаксические) органически вписываются
в письменную сферу употребления этого
стиля, в свойственные ему жанры документации.
Основные правила деловой беседы
Во
время беседы основным правилом является
безусловное уважение к собеседнику.
В большинстве случаев правила
хорошего тона не позволяют обсуждать
денежные дела, физические изъяны, болезнь
собеседника или окружающих. Как правило,
разговор не должен касаться окружающих,
следует избегать тем, которые могут дать
повод к обвинению вас в злословии. Недопустимо
делать личные выпады, неприязненные замечания
в адрес собеседника.
Следует
избегать разговора повышенным голосом,
тактично уходить от тем и вопросов,
при обсуждении которых вы или
ваш собеседник можете «вспылить».
В разговоре старайтесь избегать
назидательности, проявления невнимания
к сказанному собеседником, стремления
поспешно выставить «оценки» сказанному
им. В то же время плохое впечатление оставляют
и те, кто всегда готов немедленно согласиться
с любым высказыванием.
Умелый
собеседник всегда найдет возможность
дать высказаться говорящему, короткими
репликами направляя суть разговора. Умение
слушать, выдержать паузу высоко ценится
в обществе. Искусный собеседник не станет
пререкаться, разговаривать приказным
или угрожающим тоном, постарается не
давать навязчивых советов.
Желательно
максимально концентрировать свое внимание
на собеседнике, реагировать на сказанное
им жестом, взглядом, междометием или ремаркой. Невнимательность может расцениваться
как высокомерие и бестактность
В
большинстве случаев общения
в протокольных ситуациях не следует
задерживать внимание собеседника больше,
чем на десять минут — иначе вас могут
посчитать назойливым человеком. Старайтесь
постепенно обновлять круг собеседников,
вовлекая их в разговор и переключаясь
на новые, интересующие их темы
Затянувшийся
разговор можно в большинстве случаев
прекратить под предлогом необходимости
налить стакан воды, пополнить запас закусок
на тарелке, позвонить по телефону и т.
п.
Текстовые
нормы делового стиля:
составление текста
документа
Все
мы так или иначе, чаще или реже
сталкиваемся в своей жизненной практике
с необходимостью подать заявление, составить
доверенность и т.п. Но при этом каждый
раз мы, как правило, наталкиваемся на
трудности, связанные с незнанием формы
документа.
Первый
этап в деятельности пишущего в
сфере делового общения: уяснение характера
официально-деловой ситуации и выбор
в соответствии с ней жанра
документа. Выбор жанра документа
обусловливает необходимость знания
формы соответствующего документа.
Предполагается, что пишущему она знакома
(в силу его профессиональной подготовки,
из какого-либо справочника или благодаря
тому, что кто-то подсказал нужный ему
образец). Выбрав соответствующий ситуации
жанр документа, он выбрал тем самым и
единственно возможную в данном случае
форму документа. Что же такое форма документа?
Под
формой документа понимаются сумма
его реквизитов и содержательно-композиционная
схема – их взаимосвязь, последовательность
и расположение.
Итак,
схема обусловленности
выбора в осуществлении
реализации деловой
речи такова: типовая официально-деловая
ситуация → жанр документа → форма документа
→ языковое наполнение документа.
Можно
отметить, по меньшей мере, три степени
жесткости текстовых норм:
- Образец-матрица
(доверенность). Данный тип текста характеризуется
фиксированностью всех трех основных
параметров организации текста:
а)
набора содержательных элементов (реквизитов),
б)
их последовательности,
в)
их пространственного расположения.
Здесь
имеет место быть наиболее жесткое
ограничение на все параметры, наиболее
полная унификация документов, таких,
как, например, справка или доверенность.
- Образец-модель
(заявление). Данный тип текста демонстрирует
больший (по сравнению с образцом-матрицей)
уровень гибкости нормы, большую свободу
– при фиксированности двух основных
параметров текста: (а) набора основных
содержательных элементов (реквизитов)
и (б) их последовательности. Но и здесь
форма документа достаточно жестка, так
как в данном случает только указывает
дату начала долгосрочного отпуска. - Образец-схема
(объяснительная). Это наименее жесткий
тип организации документа, характеризуемого
только одним параметром (а) фиксированности
набора основных элементов содержания
(реквизитов), причем чаще всего имеет
место употребление реквизита в качестве
начального элемента, определяющего сам
тип текста.
Деловое общение и его составляющие
Давно известно, что своевременно произнесенная руководителем речь или похвала успешному сотруднику могут значительно увеличить прибыль предприятия, подстегнув остальных на более продуктивную работу. От того, насколько правильно будет выстроен диалог между партнерами, будет зависеть результат сделки. Устная речь в деловом общении подразделяется на следующие виды:
- Побудительная.
- Содержательная.
- Выразительная.
Первая разновидность речи оказывает на оппонента определенное влияние, побуждает его к каким-либо действиям. При содержательной беседе человек воспроизводит мысли четко и лаконично, говорит коротко и внятно. Выразительная речь носит эмоциональную окраску, через которую передается настроение говорящего.
Культура речи определяется по следующим параметрам:
- Словарный запас и состав. Именно количество слов делает речь яркой и насыщенной, красноречивой, продуманной, убедительной. Причем недопустимо использование жаргонных слов, которые оказывают негативное влияние на собеседника.
- Произношение. Нормативным для русского языка считается старомосковская норма произношения (сомневаетесь в звучании слова – заранее загляните в современный орфоэпический словарь или специальный словарик сложных слов для телевизионных дикторов).
- Стиль речи. Это важная составляющая грамотно построенной речи. Не допускайте использования лишних фраз, соблюдайте порядок построения предложений.
Деловое общение в сочетании с культурой речи имеют второе название – деловые коммуникации. Основная функция такого общения – определение задач и совместная их проработка, поиск решения проблем.
Речевой этикет в стилистике и культуре речи
В
ряду книжных стилей официально-деловой
стиль очерчен наиболее четко. Он обслуживает
правовую и административную деятельность
при общении в государственных учреждениях,
в суде, при деловых и дипломатических
переговорах: деловая речь обеспечивает
сферу официально-деловых отношений и
функционирует в области права и политики.
Официально-деловой стиль реализуется
в текстах законов, указов, приказов, инструкций,
договоров, соглашений, распоряжений,
актов, в деловой переписке учреждений,
а также в справках юридического характера
и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается
серьезным изменениям под влиянием социально-исторических
сдвигов в обществе, он выделяется среди
других функциональных разновидностей
языка своей стабильностью, традиционностью,
замкнутостью и стандартизованностью.
Культура
деловой речи – это свод гласных
и негласных правил, устоявшихся фраз,
оборотов речи, принятых при деловом общении.
Понятие
культуры речи тесно связано с литературным
языком
Умение четко и ясно выразить свои
мысли, говорить грамотно, умение не только
привлечь внимание своей речью, но и воздействовать
на слушателей, владение культурой речи
– своеобразная характеристика профессиональной
пригодности для людей самых разных профессий
Культурой
деловой речи важно владеть всем, кто по
роду своей деятельности связан с людьми,
организует и направляет их работу, ведет
деловые переговоры, воспитывает, заботиться
о здоровье, оказывает людям различные
услуги. Однако
культура речи не может быть сведена
к перечню запретов и определений
«правильно» – «неправильно»
Понятие
«культура речи» связано с закономерностями
и особенностями функционирования языка,
а также с речевой деятельностью во всем
ее многообразии. Оно включает в себя и
представляемую языковой системой возможность
находить для выражения конкретного содержания
в каждой реальной ситуации речевого общения
новую языковую форму
Однако
культура речи не может быть сведена
к перечню запретов и определений
«правильно» – «неправильно». Понятие
«культура речи» связано с закономерностями
и особенностями функционирования языка,
а также с речевой деятельностью во всем
ее многообразии. Оно включает в себя и
представляемую языковой системой возможность
находить для выражения конкретного содержания
в каждой реальной ситуации речевого общения
новую языковую форму.
Все
большее распространение в деловых
кругах, особенно в последнее время,
получает деловой этикет, отражающий
опыт, нравственные представления и вкусы
определенных социальных групп.
Деловой этикет предусматривает соблюдение
норм поведения и общения. Поскольку общение
– это деятельность человека, в которой
он участвует, то при общении в первую
очередь учитываются особенности речевого
этикета. Под речевым
этикетом понимаются
разработанные правила
речевого поведения,
систему речевых формул
общения.
Соблюдение этикета способствует повышению
как речевой, так и общей культуры общества.
Культура речи
Важно овладеть приемами делового общения, а риторика предназначена для обучения правилам ведения переговоров, споров, выстраивания монологов. Чтобы вас услышали и поняли, речь должна подавать вас как грамотного специалиста и надежного партнера
Важно говорить правильно, не искажая слов и грамотно ставя ударение. К тому же речь должна быть точной, ясной, логичной и краткой. Старайтесь говорить просто, чтобы не допускать двусмысленностей.
Достойное речевое поведение позволяет осуществлять успешную предпринимательскую деятельность, развивать межличностные отношения, добиваться взаимопонимания. Человек, знающий язык делового общения и его приемы, быстрее сможет выстроить карьеру или развить свой бизнес.
Формы делового общения
Кроме разновидностей, культура делового общения имеет несколько форм, которые значительно отличаются друг от друга:
- Деловые переговоры. Это личная встреча партнеров, которые заинтересованы в решении определенного вопроса. Конечная цель таких переговоров – подписание договоров, заключение контрактов.
- Деловое совещание. В отличие от первой формы, аудитория здесь более широкая, и обсуждение определенных задач и целей осуществляется группой специалистов, как правило, внутри одной организации.
- Публичное выступление. Эта форма общения приемлема, когда один человек передает информацию группе людей. В этом случае используется ораторское мастерство.
- Спор. Если между сторонами возникают разногласия, то общение принимает форму спора, когда каждая из сторон пытается отстоять свою позицию.
- Деловая переписка. Форма передачи информации путем подготовки писем или сообщений. Этот метод не предусматривает непосредственного контакта, а передача информации осуществляется через переписку.